Подтверждение получения товаров/услуг
Весь документооборот под контролем. Снижайте риски и повышайте дисциплину.
Задача: Требуется получить подтверждение факта получения товаров или услуг от контрагентов
Компания, оказывая услуги или отгружая товары клиентам, выставляет закрывающие документы, такие как документы первичного бухгалтерского учета — договоры, спецификации, сметы, УПД, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, включая КС-2 и КС-3. Эти документы необходимо собирать и оформлять в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и налоговым кодексом РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Согласно этим правовым актам, срок хранения бухгалтерской и налоговой документации, подтверждающей доходы/расходы и уплату/удержание налогов для большинства документов составляет 5 лет начиная с года, в котором они последний раз использовались для формирования бухгалтерской или налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов.
Наличие закрывающих документов позволяет подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы. Также в случае разногласий с контрагентом, подписанные первичные документы послужат неоспоримым доказательством вашей правоты.
Решение: Настроить интеграцию DOCOTEKA с CRM-системой или системой бухгалтерского учета в компании
DOCOTEKA поможет выявить недостающие документы и устранить пробелы в отчетности.
При загрузке в DOCOTEKA скан-копии подписанного бумажного документа в системе-издателе проставляется отметка о получении оригинала. Это позволяет контролировать наличие первичных бухгалтерских документов и факт поставки товара или оказания услуг.
(«скрепка») в программе «1С Бухгалтерия Предприятия 3.0»
Также есть возможность дополнительно настроить штрих-кодирование документов, издаваемых вашей компанией, чтобы повысить скорость обработки и исключить ошибки при заполнении вручную реквизитов загружаемых документов.
Результат: DOCOTEKA распознает реквизиты документа из штрих-кода, проставляет в учетной системе отметку о том, что оригинал получен, и таким образом помогает выявить отсутствующие документы
Благодаря этому сотрудники организации получают список контрагентов-должников по документам и конкретных документов, которые они не подписали и не вернули в организацию.
Усиление контроля за возвратом документов и наличие их электронных копий в DOCOTEKA позволит:
- обеспечить порядок в документообороте с контрагентами;
- избежать штрафов от госорганов;
- успешно проходить аудиторские проверки;
- быстро подготавливать ответы на требования ИФНС о проведении встречных проверок.
Заинтересовал продукт?
Оставьте заявку, и мы ответим на ваши вопросы
Нажимая кнопку «Отправить заявку», вы даете Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности персональных данных.
