Как это работает?

Шаг 1: Загрузка
Почта, API, ЭДО, сканер, папки (директории)

Шаг 2: Распознавание
Штрих-коды, автоматическое и ручное заполнение реквизитов

Шаг 3: Контроль
Статусы «Обработка», «Ручной разбор», «Завершено»

Шаг 4: Хранение и поиск
Мгновенный поиск по любым параметрам
Преимущества
- Интеграция с системами, издающими документы (CRM-системы, 1С и т.п.)
- Внесена в реестр отечественного ПО
- Разграничение прав доступа
- История всех действий с документами
- Распределенное и резервированное хранение
- Безопасность. Файлы в зашифрованном виде хранятся на вашем сервере
- Распознавание штрихкода. Автоматическое заполнение информацию о документе
- Быстрый поиск по реквизитам и скачивание документов
Безопасность
Файлы в зашифрованном виде хранятся на вашем сервере. Обеспечивается автоматическая репликация данных. Система легко масштабируется.

Нужные документы легко найти
Все документы распределены по категориям, а система фильтров поможет быстро отыскать нужный документ в хранилище.

Распознавание штрихкода
После настройки параметров штрихкода система автоматически заполняет информацию о документе.

История событий
Информация о ключевых событиях, связанных с документом, всегда доступна.

Поддерживаемые форматы файлов
DOCOTEKA позволяет загружать и сохранять любые типы файлов. Просто укажите их типы в настройках системы.
Например, PDF, JPG и PNG для скан-копий бумажных документов, DOC для текстовых файлов, XLS и CSV для табличных документов, MP3 и WAV для аудиозаписей.


Доступ к документам через браузер
Доступ к документам через веб-версию возможен после развертывания системы на вашем сервере. Сотрудникам не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.

Входит в реестр отечественного ПО
DOCOTEKA внесена в Единый реестр российского программного обеспечения (запись № 28814 от 28.07.2025), что делает ее идеальной для импортозамещения.
Интеграция и рабочие процессы
Интеграция DOCOTEKA с системами, издающими документы (CRM — системами, программами 1С и т.п.), дает возможность:
- проверить существование документа, загружаемого в DOCOTEKA;
- проставить признак получения оригинала при успешной загрузке файла. К примеру, скан-копии подписанных УПД или Акта выполненных работ, Приказа о приеме на работу;
- добавлять в базу данных системы-издателя документа уникальный ID сохраненного файла электронной копии;
- просматривать электронную копию документа из системы-издателя.
FAQ (Частые вопросы)
Этапы работы:
- Консультация → Демо → ТЗ → Внедрение → Обучение → Поддержка.
Консультация — встречаемся или разговариваем со специалистом, чтобы получить общее представление о потребностях и решениях проблем.
Демо — наглядный показ системы DOCOTEKA, из которой можно будет увидеть как она работает или что она из себя представляет.
ТЗ — создаем четкий и подробный документ, в котором описываем все требования и задачи для исполнения.
Внедрение — устанавливаем и настраиваем систему под Ваши задачи, чтобы система начала приносить пользу в реальной работе компании.
Обучение — проводим инструктаж по работе с системой DOCOTEKA, показываем возможности и как их применить на практике.
Поддержка — оказываем помощь и обслуживание системы после ее запуска, чтобы DOCOTEKA работала стабильно и эффективно.
Минимальная конфигурация сервера для установки программного продукта
Для работы с приложением до 200 пользователей одновременно необходимо обеспечить:
Наименование | Описание |
---|---|
Процессор | От 16 ядер 2,1 GHz / 12 ядер 3,5 GHz |
ОЗУ | От 32 GB DDR4 |
Место на диске | От 10 GB |
Наименование | Версия |
---|---|
Операционная система | Windows 10/11 Windows 2016 / 2019 / 2022 Linux system (Ubuntu 22.04) |
PostgreSQL | 14.6 / 15.6 / 16.4 |
Ceph + AWS S3 | От 17.2.6 |
Права доступа | Пользователь, под которым запускается служба, должен иметь права администратора |
Дополнительные компоненты | aspnetcore-runtime-8.*-win-x64.exe dotnet-sdk-6.*-win-x64.exe |
Server FTP | Любой сервер для обмена файлами. — Linux: vsftpd — Windows: Microsoft IIS FTP Server |
Для хранения документов и файлов
Наименование | Server ceph-admin\osd1 | Server mon\osd2 | Server osd3 |
---|---|---|---|
Процессор | От 2x2,3 GHz | От 2x2 GHz | От 2x2 GHz |
ОЗУ | От 8GB DDR4 | От 8GB DDR4 | От 8GB DDR4 |
Память HDD | Оценочный объем дискового пространства | Оценочный объем дискового пространства | Оценочный объем дискового пространства |
Память SSD | SSD 120 GB | SSD 120 GB | SSD 120 GB |
Поддержка Визуализации | |||
Серверное оборудование |
Наименование | Версия |
---|---|
Linux Ubuntu | 22.04 LTS |
Docker | 20.10.24 |
Ceph | 18.2.0 |
Python | 3.10.0 |
Да, есть. Интеграцию можно настроить по REST API с использованием HTTP запросов и по протоколу SOAP. Реализована возможность обработки входящих вызовов и инициация исходящих вызовов хранимых процедур в базах данных MS SQL и PostgreSQL.
Пример реализации можно посмотреть в кейсе Подтверждение получения товаров/услуг.
Срок хранения программно не ограничен.
Местом хранения файлов в DOCOTEKA является распределенная система хранения данных Ceph, которая предназначена для обеспечения высокой доступности, масштабируемости и отказоустойчивости.
Файлы в Ceph хранятся в зашифрованном виде и недоступны для просмотра стандартными средствами операционных систем для обеспечения безопасного хранения конфиденциальной информации.
Заинтересовал продукт?
Оставьте заявку, и мы ответим на ваши вопросы
Нажимая кнопку «Отправить заявку», вы даете Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности персональных данных.