Порядок в документах вашей компании

Проблема: Все ли кадровые документы подписаны и возвращены?

П. 2 ст. 22.1 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ устанавливает срок хранения документации по личному составу организации, в том числе договоров ГПХ с физическими лицами и актам по ним, в 50 лет.

Оригинал, оформленный на бумаге, имеет юридическую значимость, если его оформляли по установленному порядку. На нем должны быть обязательные реквизиты и собственноручная подпись уполномоченного лица. В случае с электронным кадровым документооборотом (ЭКД) собственноручная подпись заменяется электронной. Федеральным законом «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» от 22.11.2021 N 377-ФЗ ответственность за хранение документов на предприятии возлагается на Работодателя. Он отвечает за их подлинность, сохранность и воспроизводимость.

Изданные кадровые документы должны иметь обязательные реквизиты и подпись уполномоченных лиц. Вне зависимости, оформлен ли документ на бумаге или создан в электронной форме, Работодатель обязан обеспечить его хранение.

Руководитель организации и сотрудники отдела кадров хотят быть уверены, что кадровые документы оформлены надлежащим образом и требования законодательства исполнены. Но как контролировать возврат подписанных документов?

Решение: Загрузить документы в программу DOCOTEKA.
После подписания и сканирования документов DOCOTEKA будет хранить их электронные копии в структурированном виде, с быстрым поиском по каждому сотруднику, типу, дате документа. Система поможет сформировать список «должников» по подписанию в цифровом и количественном виде.

Результат: Гарантировано отсутствие «пробелов» по подписанию и возврату оригиналов кадровых документов.

Проблема: Подтверждение факта получения товаров или услуг от контрагентов.

Ваша компания, оказывая услуги или отгружая товары клиентам, выставляет закрывающие документы (документы первичного бухгалтерского учета — договоры, спецификации, сметы, УПД, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), включая КС-2 и КС-3). Возврат подписанного контрагентом документа является критически важным по нескольким причинам:

• Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 установлен срок хранения бухгалтерской документации. Для большинства документов срок составляет 5 лет начиная с года, в котором они последний раз использовались для формирования бухгалтерской отчетности;
• Налоговым кодексом РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24) установлен срок хранения сведений бухгалтерского и налогового учета, документации, подтверждающей доходы/расходы и уплату/удержание налогов — 5 лет после завершения налогового периода, в котором они последний раз использовались для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов.

Таким образом документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этими законами, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы. А если возникнут разногласия с контрагентом, наличие подписанных первичных документов послужит неоспоримым доказательством в споре.

Решение: Настройте интеграцию DOCOTEKA с вашей CRM — системой или системой бухгалтерского учета.

При успешной загрузке в DOCOTEKA скан-копии подписанного бумажного документа в системе-издателе проставится отметка о получении оригинала. Это позволяет контролировать наличие первичных бухгалтерских документов и факт поставки товара или оказания услуг.

Избежать ошибок при заполнении вручную реквизитов загружаемых электронных копий документов и повысить скорость их обработки поможет штрих-кодирование документов, издаваемых вашей компанией. Включите в состав штрих-кода ключевые реквизиты документа и настройте DOCOTEKA на их автоматическое распознавание.

Результат: DOCOTEKA «прочитает» реквизиты документа из штрих-кода, проставит в учетной системе отметку о том, что оригинал получен и поможет выявить «список долгов».

Сотрудники организации имеют список контрагентов-должников по документам и конкретных документов, которые они не подписали и не вернули вам.

Усиление контроля за возвратом документов и наличие их электронных копий в DOCOTEKA позволит:

• навести порядок в документообороте с контрагентами;
• избежать штрафов от госорганов;
• успешно проходить аудиторские проверки;
• быстро подготавливать ответы на требования ИФНС о проведении встречных проверок.

Проблема: Необходимо оперативно ответить ФНС на запрос о встречной поверке.

В Бухгалтерию Организации поступило Требование Инспекции Федеральной налоговой службы о том, что в соответствии со ст. 93-93.1 НК РФ — необходимо в строго ограниченный срок представить документы по взаимоотношениям с контрагентом за указанный период.

Неисполнение Требования или нарушение срока исполнения — штраф (ст. 126 НК РФ, ст. 129.1 НК РФ).

Обычно на сбор документов ФНС дает не более пяти рабочих дней, но период взаимоотношений может быть указан от одного квартала до нескольких лет. Список документов, запрашиваемых ФНС, включает договоры со всеми приложениями, дополнениями, спецификациями; счета-фактуры, УПД, Акты выполненных работ, включая КС-2, КС-3; сметы; платежные поручения, бланки строгой отчетности, товарные и товарно-транспортные накладные; проектную и техническую документацию; трудовые договоры, приказы о приеме на работу, должностные инструкции, табели учета рабочего времени; сертификаты и декларации, подтверждающие безопасность и качество товаров; таможенные декларации и многое другое.

Бухгалтер в этот момент начинает «поднимать» архивы, искать, сканировать или скачивать из систем ЭДО необходимые для подготовки ответа документы, попутно проверяя наличие на них подписей. Итоговый результат может быть различным: все необходимые документы найдены и на них присутствуют подписи и печати, или найдены не все, или документы недооформлены. В любом случае такой поиск «вручную» занимает большое количество рабочего времени.

Решение: DOCOTEKA поможет, нужно лишь настроить фильтры.

Вместо разбора коробок с документами настройте фильтры для поиска и сохранения скан-копий.

Избежать ошибок при заполнении вручную реквизитов загружаемых электронных копий документов и повысить скорость их обработки поможет штрих-кодирование документов, издаваемых вашей компанией. Включите в состав штрих-кода ключевые реквизиты документа и настройте DOCOTEKA на их автоматическое распознавание.

Результат: Подготовка ответов на запросы ФНС выполняется в кратчайшие сроки. Благодаря этому у сотрудников, задействованных в подготовке ответа на встречную проверку, остается время на полезные задачи, связанные с развитием бизнеса.

Проблема: В организации разрабатывается проектная документация: подключение к сетям электро/газо/водоснабжения или для строительства домов/дорог.
Необходимость учета и хранения проектной документации регламентирована многочисленными ГОСТами в сфере проектирования, к примеру ГОСТ Р 21.1003-2009 Система проектной документации для строительства.

За годы работы в организации накопилось большое количество файлов документации (по объектам, версионности, листов согласований и т.д.). Поиск нужного документа в файловом хранилище усложняется и занимает все больше времени даже у опытных сотрудников

Решение: DOCOTEKA настроит структуру хранения «под себя».

Интерфейс настройки документов позволит создать необходимые категории и типы «под себя», связать между собой документы. В списках хранящихся документов можно вывести ключевые реквизиты, поиск по которым позволит быстро найти все связанные документы.

Результат: Поиск и скачивание проектной документации осуществляется быстро — достаточно настроить фильтры или ввести в строку поиска название проекта. Данные по проектам надежно сохранены в распределенной системе хранения данных с быстрым доступом и высокой отказоустойчивостью.