Единый контроль документов для всех отделов

DOCOTEKA — структурированное хранение документов. Быстрый поиск. Возможность интеграции с другими системами.

Контролируйте документооборот компании как бизнес-процесс

Прозрачность, исполнение дисциплины и снижение рисков штрафов.

Работайте с первичной документацией без стресса

Контроль за возвратом подписанных документов от контрагентов. Быстрая подготовка документов по требованию ФНС. Просмотр электронных копий документов в 1С.

Все ли кадровые документы подписаны?

DOCOTEKA поможет советом.
Хранение 50 лет без проблем.

Ваши договоры под контролем. Всегда.

Мгновенный поиск и подготовка документов для суда.

Полный порядок в проектных документах

Хранение всех версий, соблюдение ГОСТов, история согласований.

Как это работает?

Шаг 1

Шаг 1: Загрузка
Почта, API, ЭДО, сканер, папки (директории)

Шаг 2

Шаг 2: Распознавание
Штрих-коды, автоматическое и ручное заполнение реквизитов

Шаг 3

Шаг 3: Контроль
Статусы «Обработка», «Ручной разбор», «Завершено»

Шаг 4

Шаг 4: Хранение и поиск
Мгновенный поиск по любым параметрам

Преимущества

Безопасность

Файлы в зашифрованном виде хранятся на вашем сервере. Обеспечивается автоматическая репликация данных. Система легко масштабируется.

Безопасность

Нужные документы легко найти

Все документы распределены по категориям, а система фильтров поможет быстро отыскать нужный документ в хранилище.

Нужные документы легко найти

Распознавание штрихкода

После настройки параметров штрихкода система автоматически заполняет информацию о документе.

Распознавание штрихкода

История событий

Информация о ключевых событиях, связанных с документом, всегда доступна.

История событий

Поддерживаемые форматы файлов

DOCOTEKA позволяет загружать и сохранять любые типы файлов. Просто укажите их типы в настройках системы.

Например, PDF, JPG и PNG для скан-копий бумажных документов, DOC для текстовых файлов, XLS и CSV для табличных документов, MP3 и WAV для аудиозаписей.

Какие файлы можно загружать
Доступ через браузер

Доступ к документам через браузер

Доступ к документам через веб-версию возможен после развертывания системы на вашем сервере. Сотрудникам не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.

Входит в реестр отечественного ПО

Входит в реестр отечественного ПО

DOCOTEKA внесена в Единый реестр российского программного обеспечения (запись № 28814 от 28.07.2025), что делает ее идеальной для импортозамещения.

Интеграция и рабочие процессы

Интеграция DOCOTEKA с системами, издающими документы (CRM — системами, программами 1С и т.п.), дает возможность:

  • проверить существование документа, загружаемого в DOCOTEKA;
  • проставить признак получения оригинала при успешной загрузке файла. К примеру, скан-копии подписанных УПД или Акта выполненных работ, Приказа о приеме на работу;
  • добавлять в базу данных системы-издателя документа уникальный ID сохраненного файла электронной копии;
  • просматривать электронную копию документа из системы-издателя.

FAQ (Частые вопросы)

Этапы работы:

  • Консультация → Демо → ТЗ → Внедрение → Обучение → Поддержка.

Консультация — встречаемся или разговариваем со специалистом, чтобы получить общее представление о потребностях и решениях проблем.

Демо — наглядный показ системы DOCOTEKA, из которой можно будет увидеть как она работает или что она из себя представляет.

ТЗ — создаем четкий и подробный документ, в котором описываем все требования и задачи для исполнения.

Внедрение — устанавливаем и настраиваем систему под Ваши задачи, чтобы система начала приносить пользу в реальной работе компании.

Обучение — проводим инструктаж по работе с системой DOCOTEKA, показываем возможности и как их применить на практике.

Поддержка — оказываем помощь и обслуживание системы после ее запуска, чтобы DOCOTEKA работала стабильно и эффективно.

Минимальная конфигурация сервера для установки программного продукта

Для работы с приложением до 200 пользователей одновременно необходимо обеспечить:

Наименование Описание
Процессор От 16 ядер 2,1 GHz / 12 ядер 3,5 GHz
ОЗУ От 32 GB DDR4
Место на диске От 10 GB
Техническая спецификация ПО
Наименование Версия
Операционная система Windows 10/11
Windows 2016 / 2019 / 2022
Linux system (Ubuntu 22.04)
PostgreSQL 14.6 / 15.6 / 16.4
Ceph + AWS S3 От 17.2.6
Права доступа Пользователь, под которым запускается служба, должен иметь права администратора
Дополнительные компоненты aspnetcore-runtime-8.*-win-x64.exe
dotnet-sdk-6.*-win-x64.exe
Server FTP Любой сервер для обмена файлами.
— Linux: vsftpd
— Windows: Microsoft IIS FTP Server
Для хранения документов и файлов
Техническая спецификация оборудования
Наименование Server ceph-admin\osd1 Server mon\osd2 Server osd3
Процессор От 2x2,3 GHz От 2x2 GHz От 2x2 GHz
ОЗУ От 8GB DDR4 От 8GB DDR4 От 8GB DDR4
Память HDD Оценочный объем дискового пространства Оценочный объем дискового пространства Оценочный объем дискового пространства
Память SSD SSD 120 GB SSD 120 GB SSD 120 GB
Поддержка Визуализации
Серверное оборудование
Техническая спецификация ПО
Наименование Версия
Linux Ubuntu 22.04 LTS
Docker 20.10.24
Ceph 18.2.0
Python 3.10.0

Да, есть. Интеграцию можно настроить по REST API с использованием HTTP запросов и по протоколу SOAP. Реализована возможность обработки входящих вызовов и инициация исходящих вызовов хранимых процедур в базах данных MS SQL и PostgreSQL.

Пример реализации можно посмотреть в кейсе Подтверждение получения товаров/услуг.

Срок хранения программно не ограничен.

Местом хранения файлов в DOCOTEKA является распределенная система хранения данных Ceph, которая предназначена для обеспечения высокой доступности, масштабируемости и отказоустойчивости.

Файлы в Ceph хранятся в зашифрованном виде и недоступны для просмотра стандартными средствами операционных систем для обеспечения безопасного хранения конфиденциальной информации.

Заинтересовал продукт?

Оставьте заявку, и мы ответим на ваши вопросы

Нажимая кнопку «Отправить заявку», вы даете Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности персональных данных.